Opslagcapaciteit digitaliseren documenten (incidenteel € 10.000 en structureel € 5.000 nadeel)
Wat te bereiken?
Voldoende opslag- en back-upcapaciteit voor digitale data van de gemeente Dronten.
Hoe te bereiken?
De huidige opslag- en back-upcapaciteit uitbreiden.
Toelichting:
De tijdelijke huisvesting heeft de beweging versneld om meer digitaal te werken en heeft ertoe geleid dat medewerkers hun relevante papieren dossiers gaan digitaliseren. Hiervoor is eenmalig 3,4 terrabyte extra opslag- en back-upcapaciteit nodig. Daarnaast wordt er door de verdergaande digitalisering steeds meer gigabytes geproduceerd, hiervoor is nu structureel 1,7 terrabyte aan capaciteit nodig.
Govroam, wifi voor overheden (incidenteel € 10.000, nadeel)
Wat te bereiken?
Overheidsorganisaties zoals provincies, waterschappen en andere gemeenten stellen elkaar in staat om hun netwerken met elkaar te delen. De gemeente Dronten sluit hier graag bij aan. Hierdoor hebben medewerkers op andere deelnemende locaties draadloos toegang tot services, e-mail en eigen data.
Hoe te bereiken?
Govroam realiseren op ons wifi-netwerk.
Toelichting:
De gemeente Dronten wil op deze manier een veilige en gastvrije werkomgeving bieden aan andere overheden, omgekeerd kunnen onze medewerkers hiervan ook bij andere overheden gebruik maken.
Communicatiebeleidsplan (incidenteel, budgetneutraal)
Het team Communicatie van de gemeente Dronten heeft vorig jaar het beleidsplan met de titel ‘Communicatie anno NU’ geschreven. Hierin staat beschreven waar het team voor staat en hoe het vanuit vakmanschap en ‘Dronten op Koers’ invulling wenst te geven aan de eigen werkzaamheden.
Daarnaast is het Maatschap voor Communicatie benaderd om als onafhankelijke en ervaren partij een advies te geven over verbetering van de huidige situatie. Maatschap voor Communicatie is een toonaangevend adviesbureau dat zich begeeft op het snijvlak van communicatie, organisatie en beleid.
Zij hebben een adviesrapport opgeleverd waarin ze positief gestemd zijn, maar ook zien dat er een aantal zaken verbeterd kunnen worden. Ze hebben Dronten leren kennen als een ambitieuze gemeente met betrokken medewerkers in huis. Ze hebben er vertrouwen in dat als we samen optrekken om de voorgestelde verbeteringen te realiseren, iedereen er beter van wordt: het bestuur, de organisatie, het team Communicatie en ‘dus’ uiteindelijk ook de burger.
De aanbevelingen uit het adviesrapport gaan we opvolgen, hier nemen we ongeveer een jaar de tijd voor. Een van de verbeterpunten is de krappe formatie. Een goede bezetting leidt ook tot ruimte om te verbeteren en dat is nodig. We gaan voor de duur van 12 maanden een mediamedewerker en een communicatieadviseur werven.
Het opvolgen van de aanbevelingen en (tijdelijke) formatie-uitbreiding doen we vooralsnog binnen de bestaande middelen.
Vervanging Zaaksysteem (en mogelijk DocumentManagementsysteem) met bijhorende modules in relatie tot de digitale agenda, dienstverlening en privacy (structureel met name voor licenties, budgetneutraal)
Wat te bereiken?
Een efficiënter ingericht zaaksysteem qua terugvindbaarheid van documenten en zaken.
Hoe te bereiken?
Een nieuw zaaksysteem implementeren.
Toelichting:
Flankerend aan de Digitale Transformatie zijn het zaaksysteem en document managementsysteem (DMS) aanbesteed en loopt de invoering door in de eerste helft van 2021. Er worden nu twee systemen beheerd met min of meer vergelijkbare functionaliteit, wat de overzichtelijkheid en beheersbaarheid van de informatievoorziening niet bevordert. Het kan dan ook voor de eindgebruiker veel efficiënter worden ingericht qua terugvindbaarheid van documenten en zaken. Door voortschrijdende gebruikers- en organisatiewensen kiezen we er voor om het zaaksysteem en DMS nu te vervangen.
Voor het vervangen worden geen extra kosten verwacht en de kosten kunnen daardoor binnen de huidige begroting worden gefinancierd.
Kostenverhoging bijdrage Het Flevolands Archief (HFA) als gevolg van voorbereidingen en beheer e-depot (incidenteel € 34.000 en structureel € 67.500 nadeel)
Wat te bereiken?
Gelden beschikbaar hebben voor de kostenverhoging van HFA als gevolg van ondermeer de voorbereidingskosten van het e-depot.
Hoe te bereiken?
We vragen nu budget aan om deze te verwachten kosten te kunnen betalen.
Toelichting:
Het Flevolands Archief (HFA) heeft een archieftaak voor de gemeente Dronten. HFA werkt momenteel aan de voorbereiding van een e-depot, waarmee HFA ook archieven van de gemeente digitaal kan ontvangen en ontsluiten. HFA heeft eind 2019 aangegeven dat de kosten voor deze voorbereiding over de partners (waaronder Dronten) worden verdeeld en in de jaarlijkse contributie worden meegenomen. De gemeente Dronten heeft deze kosten niet begroot. Te verwachten is een eenmalige kostenpost van ongeveer € 34.000 rond 2021 en een structurele contributieverhoging van ongeveer € 67.500 voor de digitale dienstverlening vanaf 2022.
Voorbereiding digitale overdracht archieven aan HFA met behulp van e-depot (incidenteel € 15.000, nadeel)
Wat te bereiken?
Duidelijkheid verkrijgen om te beoordelen of, en zo ja op welke wijze, een permanente aansluiting met het e-depot met de inrichting van het zaaksysteem mogelijk is.
Hoe te bereiken?
Een pilot uitvoeren.
Toelichting:
Onderzoek naar de huidige toepassingsmogelijkheden rondom het e-depot heeft uitgewezen dat de gemeente Dronten digitaal te bewaren archiefbescheiden heeft. Deze zullen zodra de wettelijke termijn daartoe aanleiding geeft, overgedragen worden aan het e-Depot van Het Flevolands Archief (HFA).
Bij de aanschaf van ons nieuwe zaaksysteem en document management systeem (DMS) wordt hier al rekening mee gehouden.
Personeelskosten (structureel, budgetneutraal)
Bij het opmaken van de Programmabegroting 2021-2024 is gebleken dat er een verschil van € 802.000 zit in de personeelsbegroting ten opzichte van de Kaderbrief. Uit de analyse van dit verschil is het volgende gebleken.
De helft van het verschil wordt verklaard door een stijging van de CAO-lonen (€ 330.000) en door periodieken en een aantal mutaties in de personeelsbegroting (ruim € 70.000). De andere helft betreft een administratieve omissie bij het verwerken van de mutaties in de formatie van de Jeugdgidsen. De Jeugdgidsen werden tot vorig jaar betaald uit decentralisatiemiddelen en bij het omzetten naar de vaste formatie zijn de salariskosten per abuis niet opgenomen in de personeelsbegroting. Dit is hersteld in de nu voorliggende Programmabegroting 2021-2024.
De volledige verhoging van € 802.000 wordt gecompenseerd door de stelpost Loon- en prijscompensatie. Per saldo levert dit dus geen mutatie op voor het begrotingssaldo.